拯救碎片化信息:知识管理系统构建

2023-02-05

俗话说,好记性不如烂笔头。特别是随着年岁的增长和记忆力的衰减,什么事都要记下来才能安心。

学生时代的记录全靠纸和笔:从日程规划到课业笔记,一本A5大小的笔记本和黑色水笔便可以走天下。但是工作后,我每天淹没于无数的待办事项、电子文档(Wiki,Doc,Slide,Sheet)、内网发帖和评论、会议纪要,仿佛坠入了由海量信息碎片组成的深渊,我拼命挣扎却还是感到窒息,一度患上了信息焦虑症。

问题凸现

超载的碎片化信息摄入,不仅让我身心俱疲,并且降低了我的工作效率,几乎每天都要重复处理这几个问题:

  1. 信息难以定位:之前我好像看过某篇有用的文档,去哪里找?之前用了某个很棒的工具,以后遇到类似问题,如何快速定位到同一个工具?
  2. 知识难以复利:之前我好像学习了某个框架,接触了某个概念,如何内化知识以便运用到将来的项目中?这篇文章/书里的句子我深有同感,如何摘抄以便之后写文章可以拿来引用?
  3. 想法昙花一现:之前我关于某个主题产生了很多好的想法和灵感,如何将它们保存下来?

我知道,我可能亟需一个完善的知识管理系统,让散落在天涯的碎片串联成串,形成体系。

什么是好的知识管理系统?

建立一个好的体系,首先需要一个统一信息库(Single Source of Truth)。它像一个聚宝盆,一个包罗万象的思维神殿,让你无负担地放进各种各样的信息碎片。没有统一的信息库,你的笔记和思绪就如同一个个孤岛,各个地方留下的痕迹也只能是沧海一粟,转瞬即逝。

在这个统一信息库之上,这个系统还需要做到如下两点:

  1. 快速输入
  2. 有效搜索

kms

快速输入

卢曼卡片盒笔记法中提出过一个概念:原子化笔记(Atomicity)。笔记的单位可以是一个信息元(one unit of knowledge)。这里不必拘泥于原子的形式,而是要降低输入的门槛,简化输入的步骤,减小写笔记的压力。

当灵感突然乍现,我就会写一条笔记,用最快捷的方式把它捕捉下来;

当我开始研究一个新的概念,我也会新建一个笔记,把相关解释、资料、链接都记录成文;

当我遇到一篇好的文章,我甚至会整篇文章剪藏下来,方便日后细细阅读,提取精华,化为内功。

很多快速输入的笔记一旦持续更新,很容易变成杂乱无章的低质量记录。于是我摸索出了几种能辅助快速输入的小技巧,仅供参考:

  1. 关键词命名法。比如我最近开始研究一个新的前端框架NextJS,我就会以NextJS作为关键词命名新笔记,专门记录我对这个框架的想法、学到的新用法、想要探索的新功能等等。

  2. 按时间戳记录。比如我建了个名为叫「工作」的笔记,每天一旦有新的工作想法,就在笔记最上方插入当前日期,然后开始自由记录。如果一天有多个想法,可以用分割线+当前时间戳划分开。这种感觉很像一个私人的长毛象的thread,但是阅读的观众只有自己。

有效搜索

搜索是知识复利的必杀器。结合上文提到的关键词命名法,再加上有效的本地化搜索引擎软件(比如Obsidian),就可以在统一信息库里建立索引,实现全盘搜索,深度检阅所有笔记标题、全文,甚至连一个标点符号都不放过,快速找到过往笔记。

人类的大脑真的很神奇,同样的主题,会在不同的时刻用上很多不同的关键词。所以在搜索笔记时,可以用不同的关键词搜索几遍,防止被过去的大脑迷惑。

若能找到笔记,就补充完善今天新用到的关键词,增加下次搜索的命中率。若找不到笔记,就新建一个,持续完善知识体系。这个方法和计算机中的经典数据结构哈希表(Hash Table)有异曲同工之妙。

再次回到文章开头提到的3个问题,现在我好像一一有了解决方案:

  1. 解决信息难以定位:我建了一个「Impressive System Design Doc」笔记,持续收集阅读过的高质量系统设计方案的链接。对于好用的工具,我按照工具名关键词建立笔记,并写上这个工具的用途,便于日后搜索。
  2. 解决知识难以复利:新学的框架和概念统一按照关键词建立笔记。对于摘抄,按照书和文章的标题,建立摘抄读书笔记,并写上自己的思考。
  3. 解决想法昙花一现:关于某个主题产生的很多思考,我也按照主题建立关键词笔记,并附上时间戳记录每天新冒出来的想法,让笔记常青。

我的知识管理系统实践:iA Writer + Obsidian

2021年我用过很久的Notion记笔记,但因为繁琐的输入界面和不尽如人意的搜索体验放弃了,现在只用来做轻量级的项目管理。

2022年我在疯狂试验了数十种效率工具后,最后终于稳定在iA Writer + Obsidian的组合。

iA Writer提供了统一信息库 + 快速输入。所有笔记文件按照markdown格式托管在iCloud,可以实现电脑端和手机端的无缝同步。另外iA Writer软件在各个平台打开和运行速度都极快。新建一篇笔记甚至不需要取标题,在保存的时候iA writer会自动取笔记的第一行作为标题,让你的输入毫无压力。

Obsidian实现了有效搜索。只需用它在电脑端打开iA Writer的iCloud文件夹获取统一信息库,再按Cmd + Shift + F,就能启动强大的深度搜索功能。更让人惊喜的是,它还能进行笔记之间的梦幻联动,在全文提取关键词找到和其他笔记的联系,用双向链接建立知识谱系网络,真正让你体验知识复利,没有一篇笔记是白做的。

未来畅想

随着近期大火的Generative AI和ChatGPT的兴起,我相信AI将会给知识管理系统中的搜索带来技术革新。我们可以用ChatGPT去index统一信息库,把搜索入口变成类似ChatGPT的提问窗口。我们可以向AI提问:「帮我找到所有关于NextJS的知识」,然后AI就会提供所有相关的笔记整理、链接、全网资源。你想要的,它都能给。

我甚至在幻想,也许有一天我不用打字输出,让AI直接index我的大脑。这样一来,它就能从我所有的记忆、知识、思想里找到答案,用我的风格进行输出,最后代替我,甚至成为「我」。《黑镜》式的科幻也许有一天可以成为现实,想想也是让人不寒而栗呢。